【管理貼士】用Zoom炒人好絕情！企管人使用視像軟件的dos and don'ts

　　自疫情爆發後，各大企業都開始實施「在家工作」，而視像會議軟件Zoom更加是work from home必備，相信大家在這幾個月都試過在家開會！即使疫情緩和，大家如常上班去，這些方便到極的視像軟件相信亦繼續大行其道，甚至成日後大勢，可以大大提升工作方便度與效率。當大家還沉迷於Zoom的AR背景功能時，有美國初創企業就利用Zoom跟員工們說「分手」，沒錯！就是透過Zoom會議宣布解僱400 多名員工，尷尬程度好比「即場拆人情」，而且會否太絕情？據知，這種「嶄新」做法惹來不少負評；此外，亦有公司利用軟件通知員工放無薪假。

 

　　視像軟件的出現，毋疑為大家帶來無比方便，但這些「方便」， 如果「用不其所」就會適得其反，特別是企業老闆或管理人，使用不常隨時引爆「負評炸彈」，又或大大打擊員工士氣、影響運作甚至令企業形象大打折扣。究竟視像軟件應該怎樣用？哪些情況不適合使用？

 

Dos

 

1. 會議

 

　　自從疫症爆發以來，透過視像軟件開會變成大小企業常態。如果屬公司常務會議、員工報告工作，又或一些需要共同討論的情況，沒有比用視像會議更好的方法，大家除了可以互動交流如常討論，大部分視像軟件都支援分享文件，效率與坐在會議室開會無異。

 

　　除了Zoom以外，Skype、google meets、TeamViewer等都是人氣視像軟件，最近就連Facebook 都宣布推出全新Messenger Rooms視像會議，可見視像會議在職場上的重要性！

 

　　視像會議打破了地域上的限制，上司只要向同事傳送一個「會議室網址」，就算身處各地都可以開會，好方便！此外，很多視像軟件在支援人數和會議時間上都有很大彈性，其中Zoom的免費版已可支援100人會議，會議時間可長達40分鐘，由小型團隊到大型企業方案都適用！ 除了會議，不少企業都會利用此等軟件為員工提供培訓和教學。

 

外國企業老闆在Zoom Meeting中誤用了濾鏡，將自己變成薯仔！（網上圖片）

 

2. 工作面試

 

　　受疫情影響，不少工作面試都改為「視像面試」，就連Facebook、Amazon和Google都宣布暫停面對面形式的工作面試，一切改為網上進行，直至另行通知。但其實在疫情之前，某些企業如國泰航空，都會先以Video interview的方式跟應徵者進行首輪面試，如果表現理想的話，才再安排應徵者親臨公司見面，可見「網上見工」已不是新鮮事，而且漸變為大趨勢。

 

　　當然，視像會面對應徵者的了解怎也不比真實見面精準，但先進行網上會面，僱主或企管人可先篩走不合格的求職者，節省時間；另一方面，求職者可自由挑選舒適的環境來進行視訊，有助放鬆心情，發揮最佳的水準；對雙方有利。

 

網上圖片

 

3. 匯報

 

　　人在職場，三日一Presentation是常識吧！但因為疫情，企業都不想同事們聚集，唯有將Presentation搬上網。現在的視像軟件除了支援多人會議外，亦可以將文件、簡報等分享給會議成員，讓他們在自己電腦上看到匯報資訊，讓你更緊貼Present內容，還可以減少列印文件，變相更環保！事實上，在網上進行匯報，除了時間地點更具彈性，亦不會受距離限制，看到的簡報或聽到的講解分分鐘比現場更清楚，主持人更可隨時為文件作remarks、標示，表達更清晰，事半功倍。

 

《BLACK DOG》劇照

 

Don’ts

 

1. 裁員

 

　　受疫情牽累，愈來愈多企業傳出裁員消息，大家都怕下一個被炒的是自己……美國電動滑板車公司Bird就「開創先河」，透過Zoom邀請「被選中的員工」開會，再利用懷疑預錄語音宣布他們已被解僱，尷尬與無奈程度好比「即場拆人情」；有錯過視像會議的員工表示，他因為突然登入不到公司Email才發現自己被解僱，令員工感到無奈又不受尊重。不過，就算有參與會議的員工，在這種情況下得悉自己「被炒魷」，也會很難受，同樣覺得不被尊重。

 

《我要做model》劇照

 

　　看過這消息，編者第一感覺就是：太絕情吧！被裁員已經好Sad，現在還要公開「處決」，全世界都知自己被炒，尊嚴跌到谷底。此外，以一個疑是錄音的訊息得悉自己被解僱，死因不明兼無發問權，憤怒與傷痛雙重來襲。所以，各位老細／管理層，千萬不要用視像軟件公布裁員消息，給員工最後的尊重吧！

 

《自體發光辦公室》劇照

 

2. 進行年度評核（Appraisal）

 

　　每逢年頭、年中，都是打工仔接受Appraisal的時間，也是員工與上司坦誠溝通的良機，可以趁著進行年度評核時，跟上司談談自己的工作表現、進步空間和發展方向，是一個互相了解的時間。

 

　　或許你覺得用視像軟件相對上安全，減少飛沫傳染的風險。但其實，上司們應該採用面對面的對談方式較為恰當，因為可以觀察到大家的反應和肢體語言，整體感覺相對認真和坦誠，亦代表你很重視與員工之間的交流！只要雙方戴上口罩，保持安全距離就沒問題了！

 

《大叔的愛》劇照

 

3. 初次與客戶見面

 

　　不少打工仔或管理層都需要負責見客，雖然疫情嚴峻，但千萬不要主動提出「網上見」！因為大家第一次開會/見面，都應該親自接見，這是基本的禮貌和尊重，亦可以表示你的誠意；除非客戶主動要求使用視像軟件見面，否則都應該先見面一次，彼此有了初步認識後，才再考慮用網上軟件會面！

 

網上圖片

  

 

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