開會的意義｜唔想開會變成例行公事？改變例會生態！由「匯報」轉為「展望」打破悶局

　　大部分打工仔都極為厭倦每星期或每月不停重複嘅例會。好多時例會都係老闆覺得必要，但冇一位同事會認真對待，只會每星期無意識地匯報工作進度。有時當例會冇太大議程時，老闆不但唔會取消會議，反而會搞搞「新意思」，例如加入「Stand-up meeting」元素，又或者無限brainstorm諗諗如何改善工作流程令公司賺更多錢等等。最後甚至連老細都忘記例會意義，令其變成冇營養又浪費時間嘅行常工作。其實不論你係老細同小薯，都要學會如何改變例會生態，亦從例會中有所得著，提升自己價值。

　　每間公司、部門當然有自己一套開會模式，但如要改變例會沉悶局面，就必須改變一直以來諗法，為呢類會議定下新目的。例如好多公司例會目的都以「匯報」為主，以過去發生嘅事情為內容核心，匯報上星期／上月工作進度，就算冇事都會匯報。其實會議只懂回望過去，對會議或公司都唔太健康。所以如情況許可，反而應嘗試將重點放於展望將來，談及將會發生嘅事情或將會面對嘅問題。另外更可提出新論點或可行新方案，為公司解決舊有問題。由「匯報」轉為「展望」，除咗能夠真正推動公司同工作進程外，亦鼓勵老闆同事一同思考，作為小薯亦能令老細覺得你與眾不同。但要小心一點，此行為可能會引來其他同事突如其來嘅恐慌，亦有機會令老細／同事覺得你冇嘢做搵嘢做，所以要小心拿捏力度。

《大叔的愛》劇照

　　例會另一問題係，經常會有一半與會人士並冇參與會議，有很多同事會因為議程同自己無關就腦袋放空，影響整體氣氛同浪費時間。其實老細／同事有責任更精準地選擇參加者，而如果被選中參加就一定要參與。作為小薯，可了解其他部門運作情況，同時要嘗試幫助其他人解決問題，如能夠喺非自己範域下給予建設性意見，必定令老細／同事另眼相看。而作為老細，應用引導性問題去帶起不同同事思考，增加同事間互動。

　　仲有一個常見嘅隱藏問題係，部門／同事間會利用例會互相推卸責任，一不小心就會「硬食」。見過不少「老海鮮」鍾意喺沉悶嘅例會中一步一步將自己責任推開，經長線安排後你會突然發現自己工作愈來愈多。雖然例會沉悶，但無時無刻要留意有關權責問題，唔好被老海鮮引導你走向佢哋所想嘅方向。就算要硬食，亦要令老闆／同事明白故事真相，更需要對方支付相對嘅人手同資源。

　　每個會議都有其表面目的同背底目的，表面上雖然悶、冇意義，但可以嘗試從另一角度去尋找自己嘅目的。

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