【小心中伏】甚麼時候用 “Reply to all”？上班族必學6大Email禮儀規則

3. Be cautious with humor 小心使用幽默 

　　因email非面對面溝通(face-to-face communication)，使用幽默(humor)時，用字必須非常小心。在缺乏聲調的抑揚頓挫、臉部表情與肢體語言的Email中，幽默有機會被誤解或扭曲。若想展現幽默或其他特定情緒，最好加註以提醒對方你真正的意思，例如使用“情緒符號”（如 “:)” 代表笑臉、高興）。

4. Remember: people from different cultures speak and write differently

要意識到不同文化背景的人的說話與書寫方式

　　文化的差異容易導致溝通上的誤解(miscommunication)，尤其是寫作的形式，因為彼此都看不到對方的肢體語言(body language)。因此，你要根據對方的文化背景、或你與他的熟悉程度來調整信件內容。

Examples:

　　1. Most Danes and Germans do not like to mention personal issues in business emails; 

　　丹麥人和德國人大多不喜歡在商業電郵內提及私人問題。

　　2. Don’t start by demanding something when sending emails to French;

　　法國人傾向不在電郵開端提出要求。

　　3. Americans tend to prefer a fast and direct response.

　　美國人在電郵內習慣簡單直接的說話方式。

5. Think twice before pressing ‘Reply to all’ 按下「回覆所有人」 前請三思

　　除非你真的認為所有人都需要收到這封信，不然不要再按'Reply to all'。

在以下情況下不要「回覆所有人」：

　　a. Only the original sender needs to know your reply

　　只有原始發件人需要知道您的回覆

　　b. Your message is simple like "Thanks!" or "Me too."

　　電郵內容很簡單，就像「謝謝」或者「我也是」。

6. Include a signature block 附上簽名檔

簽名檔格式:

　　(i)  Your Name

　　(ii)  Title (optional), Company (linked to website)

　　(iii) Phone number

Example:

Cherry Lam

Content & Engagement Manager, L&Y

5123-4567