30/10/2017
【職場的隨機應變術】忘記「save」的財務報告(上)
一件舊事,勾起了一些有趣回憶。「Joel,你有沒有去年做 budget 時的 presentation?」新加坡同事Tim來電問。「應該有的,」我說,「讓我找找。」
Tim是我在舊公司時的拍檔,當時我負責大中華區的業務,他則負責其餘非華語地區。他的「版圖」比我大;「勢力」比我強;「影響力」亦比我大。他對我很好,或許這跟他是加拿大人有關。他毫無架子,上班時一件圓領 T 恤,一條牛仔褲便是了。
但他的行政管理卻實在不怎麼出色,我們每年要做 budget,這些分析、報告或簡介,均需要下一些工夫整理數字,而這正是Tim最弱的環節。每當要做這些匯報時,他便找我,問我拿一些相關匯報作為他的參考,這次也不例外。
他問我:「你做好你的 budget presentation 沒有?」
「差不多吧!等財務部給我最新數字便 OK 了。」我說。
說完才想起,倒不如把我最新的 budget presentation 給他吧!我說:「Tim,今年財務部做了許多新的假設,你參考去年的或許不準確,不如我給你我今年的版本吧!」
「Great!」他說。
可是他竟然拿了我的 file 作改動,卻忘記「save」便 send 了出去。如能及時修正錯誤,問題也不嚴重,怎知在美國總公司派來聽取匯報的副總裁到來前,竟無人看過他的檔案,包括他本人在內。
美國來的副總裁是個不苟言笑的人,他是德州人,曾在越戰時參軍,故我們在背後給他起了外號:將軍,可想而知他是何等威猛!開會時,他以毫不客氣的尖銳辛辣批評見稱。那一天,我排在Tim前匯報,將軍對中國有特別偏好,對我的匯報批評很少。
當Tim準備匯報打開第一頁powerpoint 時,將軍臨時說:「Let's have a five minutes break.」當我看到那個 powerpoint 的第一頁,竟然有我的名字,便擔心出錯了。
Tim也即時發現問題,嚇得面無人色。
怎麼辦?五分鐘後便要 present 了。如箭在弦,我靈機一觸。(下期待續)
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